Aufgrund der rechtlichen Verpflichtungen die Unternehmen erfüllen müssen, haben diese den Anspruch, die Einhaltung der Betreiberpflichten "auf einen Blick" zu überwachen. Hierzu dient die Betreiberversion, die als zentrale Datenbank beim auftraggebenden Unternehmen installiert wird. Sie ist insbesondere für Unternehmen interessant, die verschiendene Unternehmensstandorte besitzen viele Kälteanlagen betreiben und mit mehreren Kälte-Klima-Fachbetrieben zusammenarbeiten. Die Betreiberversion ist ein umfassendes Controllinginstrument für die Arbeit an den Kälteanlagen.

Ein Zusammenspiel der hier vorgestellten Versionen ist aufgrund der unterschiedlichen Rechte und Rollen die jede Zielgruppe möglich. Es resultieren für beide Gruppen entscheidende Vorteile. Der Kälte-Klima-Fachbetrieb braucht nachdem die Grunddaten einer Kälteanlage bereits erfasst sind, nur noch die Kältemittelbewegungen und Dichtheitsprüfungen dokumentieren, was seinen Arbeitsaufwand reduziert. Der Betreiber hat jederzeit - auch bei Behördenkontrollen - einen status quo über die Rechtssicherheit des Betriebs seiner Kälteanlagen. Die KKF-Version ist seitens des Kälte-Klima Fachbetriebs technische Voraussetzung für einen Zugriff auf die Betreiberversion. Individuelle Zugriffsrechte auf die Betreiberversion werden immer seitens des auftraggebenden Unternehmens eingeräumt. Diese gibt ggf. auch bestimmte Konventionen für die Dateneingabe in die Betreiberversion vor.